Hầu hết mọi người nghĩ rằng dung lượng Gmail đầy lên một cách ngẫu nhiên.
Tài khoản của tôi đã lên tới 13.8GB trên 15GB, và tôi đã dọn sạch chỉ trong chưa đến 20 phút mà không xóa bất kỳ thứ gì quan trọng.
Dưới đây là 5 bước bạn có thể làm theo:
1. Xóa các tệp đính kèm dung lượng lớn (thủ phạm chiếm nhiều dung lượng nhất)
Tìm kiếm:
has:attachment larger:10M (hiển thị các email có tệp đính kèm lớn hơn 10MB)
Nên xóa:
Các file PDF cũ bạn đã lưu rồi
Video bạn bè gửi từ nhiều năm trước
Slide từ các dự án cũ
Các file trùng lặp
Không nên xóa:
Tài liệu thuế
Hợp đồng
Hóa đơn/chứng từ có thể cần dùng sau này
2. Xóa hàng loạt email quảng cáo & mạng xã hội
Tìm kiếm:
category:promotions older_than:6m (email quảng cáo từ hơn 6 tháng trước)
Sau đó:
category:social older_than:1y (thông báo mạng xã hội từ hơn 1 năm trước)
Thực hiện:
Chọn tất cả → Xóa → Dọn sạch thùng rác ngay sau đó
Không nên xóa:
Hóa đơn hoàn trả
Xác nhận đơn hàng trong vòng 90 ngày gần đây
3. Dọn sạch Thùng rác & Spam (vẫn chiếm dung lượng)
Thùng rác (Trash):
Thanh bên trái → Trash → Xóa tất cả
(email vẫn nằm ở đây 30 ngày và âm thầm chiếm dung lượng)
Spam:
Thanh bên trái → Spam → Xóa tất cả
Cả hai mục này vẫn tính vào 15GB dung lượng của bạn, dù trông như đã “biến mất”. Hầu hết mọi người đều bỏ qua bước này.
4. Tìm và xóa email trùng lặp
Tìm kiếm:
subject:[tiêu đề phổ biến] from:[người gửi] (hiển thị các chuỗi email lặp lại)
Xóa:
Giữ lại bản mới nhất, xóa toàn bộ các email cũ hơn trong cùng chuỗi
Ví dụ:
Email “Weekly update” (cập nhật hàng tuần) → giữ email mới nhất, xóa 52 email còn lại.
5. Những gì tuyệt đối không nên xóa
Luôn giữ lại:
Email thuế (IRS/tax)
Sao kê ngân hàng
Tài liệu pháp lý
Hồ sơ y tế
Hóa đơn trong vòng 3 năm gần đây
Email đặt lại mật khẩu
Mã dự phòng 2FA
Nên lưu trữ (archive) thay vì xóa:
Bất kỳ nội dung nào bạn có thể cần tham khảo sau này nhưng không muốn làm rối hộp thư
Mẹo:
Vào Settings → Storage → “Manage Storage” để xem chính xác những gì đang chiếm nhiều dung lượng nhất.”